Mit RIS die Befundung beschleunigen

Wenige Klicks, einfaches Arbeiten

Ausschlaggebend für die Entscheidung, das RIS der Firma medavis einzuführen, war eine zunehmende Arbeitsverdichtung in der Klinik für Diagnostische und Interventionelle Radiologie im Evangelischen Krankenhaus Mülheim an der Ruhr. Das KIS konnte die Bedürfnisse der allgemeinen, patientenbezogenen Prozesse gut abbilden. Für die Radiologie fehlten jedoch zentrale Funktionen, gerade für den Prozess der Befundung. Chefarzt Professor Nolte-Ernsting, maßgeblich für die Systemauswahl zuständig, erinnert sich: „Wir waren auf der Suche nach einem leistungsfähigen RIS, das unsere radiologischen Prozesse vollumfänglich unterstützt. Unser Ziel war es, deutlich schneller zu befunden, um so das steigende Untersuchungsaufkommen bewältigen zu können.“ Nachdem sich die Verantwortlichen mehrere Systeme angeschaut hatten, war medavis schnell unter den Favoriten. Eine ähnliche Installation, ebenfalls mit Schnittstelle zum KIS und ein sorgfältiges Abwägen der wirtschaftlichen Aspekte führten letztendlich zur Entscheidung für das Karlsruher Unternehmen. „Wir sind als Subsystem natürlich sehr abhängig vom KIS, über das nach wie vor auch unser Ressourcen- und Terminmanagement erfolgt. Deshalb ist es ist sehr wichtig, dass beide Systeme eng miteinander sprechen und harmonieren. Die Referenz mit ähnlicher Konstellation war deshalb ein wichtiges Kriterium im Entscheidungsprozess“ erläutert Professor Nolte-Ernsting. „Weil die Terminierung und Ressourcenplanung in Abstimmung mit sämtlichen anderen Funktionsbereichen im Haus erfolgt, muss das KIS das führende System sein. Das Thema Ressourcenmanagement ist für viele Krankenhäuser ein wichtiger Punkt, da für jeden Patienten viele Prozesse parallel laufen oder miteinander verzahnt sind. Deshalb mussten wir uns auf der radiologischen Seite mit dem RIS an das KIS anpassen.“ Neben den technischen Herausforderungen standen jedoch klare radiologische Anforderungen im Raum, die mit dem RIS erfüllt werden sollten. Schnelleres Arbeiten bei der Befundung war die bedeutendste, danach standen eine schnelle Verfügbarkeit der Patientenlisten und deutlich weniger „Klicks“ auf der Wunschliste von Professor Nolte Ernsting und seinem Team. „Es ist unheimlich wichtig, in den einzelnen Arbeitsschritten wenige Klicks zu haben. Es reicht nicht, dass das System schnell ist, sondern der RIS-Workflow muss logisch und effizient gestaltet sein“ erläutert der Chefarzt. „Um schneller zu werden und die Arbeit zu vereinfachen, haben wir zum Beispiel schon vor medavis mit der Spracherkennung gearbeitet, doch das System war weit weniger komfortabel als die Lösung, die wir jetzt haben.“

RIS bringt Zeitgewinn

RIS eingeführt, Herausforderungen bewältigt: Professor Nolte-Ernsting bringt seine Zufriedenheit mit dem medavis RIS deutlich zum Ausdruck: „Ein RIS muss anwenderfreundlich sein, und eine solche Software haben wir heute zur Verfügung.“ Seine Kollegen und er schätzen besonders, dass sie den Befund direkt in die integrierte Befundungsmaske diktieren. So sehen die Ärzte, wie der Befund wächst und im Ausdruck aussehen würde. Sie korrigieren Fehler sofort in der Maske und freuen sich, dass die Spracherkennung einfach funktioniert. „Das System lernt permanent mit und sie können den Befund sehr schnell freigeben. Besser geht es eigentlich nicht“ freut sich Professor Nolte-Ernsting. „Mit dem Start des Systems ging nichts mehr ins Schreibzimmer. Wir haben anfangs nicht gedacht, dass das so schnell funktionieren würde, aber das war vom ersten Moment an super. Das hat uns überrascht.“ Er bestätigt, dass mit Einführung des RIS für die Mitarbeiter auf ärztlicher Seite eine deutliche Arbeitserleichterung zu spüren ist. Und auch die MTRA seiner Klinik arbeiten gern mit dem RIS, weil sie die Vorteile gegenüber der vorherigen Situation sehen und spüren. „Die Arbeitsschritte mit dem RIS sind intelligent gelöst, deshalb ist die Arbeitserleichterung und Beschleunigung der Prozesse mit dem medavis RIS definitiv eingetreten. Wir arbeiten mit der Patientenliste, haben gleichzeitig das Bild aufgerufen, dazu poppt sofort die Befundmaske auf und wir diktieren direkt via Spracherkennung. Das erspart Zwischenschritte via Maus“ beschreibt er den Arbeitsprozess „Befunderstellung“. Weil die Spracherkennung sehr zuverlässig arbeitet, passieren zudem kaum Fehler und die Ärzte können den Befund sehr schnell selber korrigieren und unmittelbar freigeben, per Fax versenden oder ausdrucken lassen. „Das ist extrem bequem. Die Arbeit wird immer in übersichtlichen Listen strukturiert, so dass man sich schnell zurechtfindet. Im Vergleich zur Arbeit mit dem KIS haben wir Überhänge schneller reduziert und die Befunde sind auch schneller beim Arzt auf der Station.“ Einen zweiseitigen Standardbefund einer komplexen Gefäßintervention hat Professor Nolte-Ernsting im neuen RIS in der Hälfte der Zeit erstellt. Auch im Zusammenspiel mit den Kollegen aus der Notfallambulanz und den Bettenstationen ergeben sich dank der Arbeit mit dem RIS Vorteile. So können Befunde als vorläufig gekennzeichnet werden. Diese kann der Arzt auf Station bereits einsehen und Rückschlüsse ziehen. Dabei weiß er, dass der Befund noch nicht final ist. „Dadurch, dass die Vorläufigkeit im Befundtext explizit ausgewiesen ist, werden Missverständnisse vermieden, die früher auch eine mögliche Fehlerquelle darstellten“ erläutert Professor Nolte-Ernsting den positiven Effekt des Dokumentenstatus. Somit hat sich nicht nur die Befunderstellung, sondern auch die Befundsicherheit deutlich verbessert. Funktionen, die der Chefarzt besonders schätzt, sind die Arbeitslisten, die Befunderstellung, Abrechnungsmöglichkeiten und die Statistiken. Er erläutert: „Für uns ist wichtig, welche Leistungszahlen wir generieren. Diese können wir mit dem RIS einfach tages-, wochen- oder monatsweise abrufen, ganz wie wir es brauchen. Dass das RIS in Sachen Auswertung schier unerschöpflich ist, haben wir für eine Extraschulung zum Anlass genommen. Unsere abteilungsinternen Administratoren können jetzt noch schneller und besser auswerten und mit Kennzahlen die Leistungen unserer Klinik darstellen.“ In der Klinik für Diagnostische und Interventionelle Radiologie sind zwei Mitarbeiter damit beauftragt, sich um die Administration des RIS und alle mit den Statistiken verbundenen Themen zu kümmern. „Das Tolle ist, dass es meinen Mitarbeitern echt Spaß macht, weil sie sehen, wie man durch eigenen Einfluss das System verbessern und customizen kann“ freut sich Professor Nolte-Ernsting. Sein Fazit: „Das RIS ist bedienerfreundlich administrierbar und wirklich an allen Ecken und Enden hilfreich. Es ist das Management-Tool Nummer 1 für eine funktionierende radiologische Klinik.“

Reibungslose Kommunikation auf allen Ebenen

Die Anbindung des medavis RIS an das KIS war eine zentrale Herausforderung in diesem Projekt. Unter anderem, weil das RIS einen eigenen Terminkalender hat und die Terminierung in der Röntgenanmeldung weiterhin über den Kalender des KIS erfolgen soll. Diese Infos werden heute per Schnittstelle an den Terminkalender des RIS weitergegeben. Von dort aus arbeiten Arzt und MTRA im RIS. „Nach der Einführung mussten wir hier und da noch mal nachbessern, aber heute funktioniert das reibungslos“ stellt Professor Nolte-Ernsting fest. „Im RIS sind wir auch in der Lage die OPS-Codes zu hinterlegen und diese Daten dann ebenfalls per Schnittstelle ans KIS weiterzugeben und von dort weiter in die Abrechnung. Der Weg dieser Codes vom RIS ins KIS ist ein sehr erlösrelevanter Prozess. Und auch der Aspekt der Materialwirtschaft – wenn das im RIS gut hinterlegt ist, sind das wenige Klicks, um den Materialaufwand in Euro zu beziffern. Um alle Aspekte auch in Sachen Schnittstellen zu berücksichtigen, lief die Einführung des RIS sehr systematisch ab. Es gab ein Initiierungstreffen, bei dem das Projekt skizziert und ein Projektplan erstellt wurde. Daraus ergaben sich alle nächsten Schritte. Dazu berichtet Professor Nolte-Ernsting: „Die Umstellung war ein Paradigmenwechsel und somit verbunden mit einem Gewöhnungsprozess. Das war anfangs nicht immer leicht. Da wir den Nutzen aber schnell gesehen haben, war die Motivation sehr groß. Mich hat sehr gefreut, dass die Zusammenarbeit von medavis mit der IT-Abteilung hier vor Ort super geklappt hat. Bei so einer Umstellung muss alles Hand in Hand ineinandergreifen und das war sicherlich ein ganz wichtiger Punkt. Der Projektleiter von medavis war immer ansprechbar. Dieses Engagement und seine fachliche Kompetenz waren ebenfalls wichtig für die erfolgreiche Einführung. Diese Zusammenarbeit möchten wir gerne aufrecht erhalten.“

Das Evangelische Krankenhaus Mülheim an der Ruhr hat seinen Digitalisierungsgrad nach dem EMRAM Model der himss europe klassifizieren lassen und bereits die Stufe sechs von sieben erreicht. „Weil unsere IT nach EMRAM Level 6 eingestuft ist, kommen auch schon mal internationale Abordnungen vorbei, die sich insbesondere auch die Interaktion KIS-RIS-PACS anschauen. Da sind wir Radiologen Bestandteil des erfolgreichen Zertifizierungsprozesses. Und es freut mich sehr, dass wir dieses Zertifikat mit unserem RIS unterstützen können.“